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Vous avez des papiers administratifs par milliers, et devez les garder plusieurs mois, années ou décennies. Pour ne pas s'y perdre, découvrez les astuces d'organisation.

A l'heure du tout numérique, nous n'avons jamais reçu autant de courrier papier ! Essentiellement administrative, cette paperasserie peut vite devenir un cauchemar si l'on n'y prend garde, et il est absolument primordial de veiller à ne pas se laisser déborder par ces piles de papier. Comment trier et classer tous ces documents administratifs ? Selon les types de fichiers et papiers, vous ne devez pas les conserver le même temps. Il faut donc les ranger dans des endroits différents.

Anouk, Coach Rangement et Organisation du réseau Pozego, vous donne ses conseils pour classer vos papiers administratifs par type de document et par temps de conservation. Elle vous apportera de précieux conseils pour vous aider à gérer les flux de courrier et à faire un tri drastique de tout ce qui encombre vos tiroirs, placards et classeurs.

 

Tout d'abord, prévoyez un peu de temps pour vous adonner à cette tâche qui peut s'avérer décourageante. Avec de la méthode et de la sérénité, vous arriverez à un résultat rapide et efficace.


Pour les documents à conserver 1 an comme les factures de téléphone, Anouk vous conseille un classeur simple, facilement consultable. Pour les documents et papiers que vous feuilletez fréquemment, elle vous conseille plutôt de les placer dans un trieur. Pour le reste comme les relevés de banque ou de salaire, on peut stocker ces papiers dans une boîte d'archives. Un dernier conseil : faites le tri dans vos papiers une fois par an au mois de janvier.
 

Pour être efficace, organisez tout d'abord votre travail

Il est très important de segmenter les opérations de votre archivage de papiers. Il faut adopter la méthode dite de l'entonnoir : partir de très large jusqu'au particulier. Faites des tas !

Tout d'abord, listez les documents à garder selon leur ordre d'importance et leur catégorie. Rassemblez l'ensemble de vos documents, et répartissez-les au sol selon leur type. Ne soyez pas précis tout de suite : voyez large, très large, vous peaufinerez dans un second temps.

Faites X piles de papiers par thématiques : relevés bancaires, impôts et taxes, assurances (immobilière, véhicules…), santé, emploi, factures et bons de garantie... Le temps imparti à cette tâche dépend de l'anarchie qui régnait en amont dans vos papiers.

Par ailleurs, équipez-vous ! 

Il existe de véritables outils qui vous seront d'un grand secours pour mener à bien votre classement de papiers. Il vous faut 4 ou 5 grands classeurs, une perforatrice adaptée aux œillets de ces classeurs, une petite agrafeuse, quelques pochettes plastiques, deux bannettes, 4 ou 5 jeux d'intercalaires avec onglets sur lesquels il est possible d'écrire (en carton).

Ayez toujours à disposition une grande corbeille pour vous débarrasser de toute la paperasserie obsolète. Jetez absolument tout ce qui ne vous est pas utile ! La besogne de ranger ses documents étant particulièrement ingrate, n'en rajoutez pas et faites le vide dans tout ce qui ne vous sert à rien ! 


N'oubliez pas de jeter intelligemment vos vieux papiers 

Les arnaques aux abus d'identité étant bien réels, déchirez aussi soigneusement que possible toute correspondance dont vous ne voulez plus vous encombrer. Et soyez tout aussi attentifs aux tracts publicitaires cités plus haut, certains pouvant contenir des références de contrats pré-imprimés avec vos noms, adresse, etc.


Protégez les documents importants 

Actes notariés, contrats de mariage… ces documents doivent être conservés à vie et il est important de les protéger dans des pochettes en plastique par exemple. Chacun a son système et il est important de se faire accompagner par un coach (l'idéal !) pour adapter à votre mode de rangement tous vos papiers. De gros classeurs à levier (8 à 10 cm d'épaisseur) et dedans, des protège documents en plastique pour tout conserver sont parfaits pour les éléments à garder à vie (fiches de paie, points de retraite, diplômes...).

Sachant que l'on ne peut présumer de l'avenir (dégât des eaux, incendie...), nous vous conseillons de scanner vos documents. Se munir d'une imprimante multifonctions représente une démarche intelligente et pratique. Par ailleurs, il existe différents systèmes aujourd'hui pour effectuer cette opération : des serveurs qui vous permettent de stocker vos documents scannés, des banques qui proposent de vous envoyer vos relevés électroniquement et des sites qui vous permettent de classer par thèmes vos dossiers.

 

Pour vous aider dans cette démarche, réservez une séance de Coaching Rangement et Organisation avec un professionnel du réseau Pozego en moins de 5 minutes ! Il vous apportera de précieux conseils pour classer et trier vos dossiers et votre espace de vie.